L'informatique, outil de gestion irremplaçable

Depuis toujours les pharmaciens d'officine ont cherché à améliorer la gestion de leur pharmacie, aujourd’hui et plus que jamais de nouveaux termes ont envahi notre langage tels que : mise à niveau, optimisation, communication…etc.

Avec l’avènement de l’informatique, ces mots retrouvent tous leurs sens, si on ajoute à cela la baisse du prix d’acquisition du matériel informatique et l’augmentation de ses performances, les seules questions qu'on est en droit de poser sont : " Comment s’informatiser ?" Et " Quand s’informatiser ?"

Les pharmaciens informatisés dans leur majorité, maîtrisent de plus en plus la gestion de leur officine: la gestion du stock, le suivi des crédits et des traites se font avec une facilité déconcertante. De ce fait, ils deviennent des inconditionnels de l'informatique.

Les pharmaciens non informatisés, se cachent le plus souvent derrière certaines idées reçues, telles que l’absence du code à barre, difficultés d’adaptations du personnel, impossibilité d’assurer les gardes…etc. Et dès qu'ils sont convaincus du bien fondé de l'informatisation, ils commencent à se poser les questions suivantes :

- Quelles sont les précautions à prendre lors de l’informatisation ? 
- Comment choisir son matériel ?
- Quel programme choisir ?
- L’ informatisation est-elle " jouable "? 1. Précautions à prendre.

La liste n'est pas exhaustive, et il y a des précautions à prendre pendant et après l'installation :

1-1 Lors de l'installation.
Il faut choisir judicieusement l’emplacement du matériel en évitant :
- Les endroits ensoleillés (vitrines).
- La proximité des convecteurs électriques.
- Les endroits poussiéreux.
- Les meubles instables: les vibrations et les chocs peuvent causer des dégâts. Il faut utiliser des branchements électriques de qualité, comportant une prise de terre. Par ailleurs, les coupures de courant peuvent affecter aussi bien le " Soft " que le " Hard ", d’où la nécessité d’acquérir des onduleurs qui sont efficaces et peu onéreux.

1-2 Lors de l'exploitation.
Pour un bon fonctionnement de votre matériel, sachez qu'il faut :
- Souscrire à un contrat de maintenance.
- Prévoir une solution de rechange en prévision d’une panne durable ; Ce problème se pose avec acuité aux détenteurs d’un seul poste.
- Se procurer des disquettes ou un CD du progiciel.
- Éviter de poser des boissons prés du matériel.
- Prévoir des sauvegardes régulières sur disquettes (CD ou disque dur amovible) et stocker un jeu de sauvegarde en dehors de la pharmacie . Comme tout support magnétique, Les disquettes peuvent être sujettes à des détériorations, d’où l’utilité de les vérifier régulièrement.
- Éviter de surcharger votre ordinateur de logiciels de crainte de voir ses performances chuter.
- Installer un antivirus régulièrement mis à jour (via Internet) et éviter d’utiliser des disquettes d’origine douteuse. ( Pour les accros du Net, certains Email peuvent comporter des virus ). 2- Quel matériel choisir ?

La diversité du matériel informatique rend le choix difficile, mais la gestion informatisée des officines ne nécessite pas des bêtes de courses, les PC d’entrée de gamme, font largement l'affaire à condition.

Si la question de la performance du matériel ne se pose plus pour les pharmaciens, la fiabilité est un critère important dans l’acquisition du matériel.

Nous remarquons par ailleurs que la plupart des sociétés qui commercialisent les logiciels de gestion déconseillent les " clones ". Si ces derniers n’ont rien à envier aux ordinateurs de marque en performance, leur fiabilité est inconstante.

Les ordinateurs de marque sont généralement plus chers mais plus fiables et le service après vente est mieux assuré.

Quelques notions à connaître pour effectuer un bon choix:

a- Choix de la taille de l’écran. 
L’écran doit être plat avec image nette et stable; Quant aux couleurs, elles doivent être correctes, Il est préférable d’opter pour un écran 15 ² en tenant compte de son encombrement.

Si un écran 17² pouces ( non TFT ) procure un confort visuel inestimable dans un bureau, ses dimensions le rendent inutilisable sur un comptoir.

b- Unité centrale. 
La mémoire vive ( RAM ) est l'un des facteurs les plus déterminants pour les performances générales d'un micro-ordinateur. Alors mieux vaut prendre un processeur raisonnable et reporter son budget sur ce précieux support. 128 Mo semblent constituer un minimum.

Quand on choisit un micro, il faut prendre en considération l’évolution des programmes. 

c- Carte son.
Les cartes son fonctionnent en entrée et en sortie. On peut donc y adjoindre des haut-parleurs avec un lecteur CD, l’ordinateur peut lire des CD audio avec une qualité numérique.

Grâce au multimédia, votre PC devient une source d’informations intarissable et parmi les CD utiles on trouve : :le VIDALÒ, BIBLIOROM LAROUSSEÒ, PHARMACOPEE FRANCAISEÒ... etc.

d- Imprimante. 
A part si le budget ne le permet pas, une imprimante laser constitue le meilleur choix car elle associe qualité, rapidité et discrétion.

Les imprimantes à jet d’encre consomment beaucoup d’encre mais sont moins bruyantes et plus rapides que les imprimantes matricielles.

Les imprimantes matricielles sont robustes et bon marché et le ruban d'encre ne dépasse pas
60 DHS.

Avant d’acheter une imprimante se renseigner sur le prix des cartouches et sur leur disponibilité. Il faut toujours prévoir une cartouche d'encre supplémentaire en tenant compte de sa date de péremption.

3- Comment choisir son progiciel ? 
Plusieurs programmes sont proposés au Maroc;Les plus connus répondent aux besoins des pharmaciens et sont sous Windows mais ce qui compte le plus lors de l’acquisition d’un programme est le service après vente. :
- La disponibilité et la compétence des techniciens.
- La régularité des mises à jours.

4- Est-ce que l'informatisation est ² jouable ²?
Contrairement aux années précédentes,le prix ne constitue plus un frein à l'informatisation;

Après l'acquisition du matériel l'informatisation doit être étalée sur plusieurs mois :

Commencer d'abord par un module d'initiation, ceci vous aidera à vous familiariser avec les fonctionnalités de Windows.

Une fois le progiciel installé, commencer d’abord par apprendre à faire des saisies aussi bien des ventes que des commandes. Il est nécessaire de prendre tout son temps pour bien se familiariser avec le programme. Dés que les caisses ( ² Z ² ) coïncident avec les arrêtés de caisse au centime prés, commencer à mettre à jour la base de données ( produits, fournisseur, clients…etc.) et à l’adapter à la pharmacie.

L’ajustement stock devrait constituer la dernière phase et toute entrée ou sortie d'un produit de la pharmacie doit transiter par le PC ( Échange, avoirs fournisseur, avoirs clients, usage personnel…etc. )

Pour les opérations importantes comme les crédits: garder des traces écrites 

Abderrahim DERRAJI
(Officinal )